Blogg

Många av oss har med anledning av Coronaviruset den senaste veckan kastats in i digitala möten, som deltagare eller som mötesledare. Det är lätt hänt att känna sig oförberedd, sakna de rätta tekniska redskapen, kompetensen eller helt enkelt självförtroendet. Men se det som en möjlighet. Framtiden är digital, i alla fall i högre utsträckning än idag. Med de redskap de flesta av oss redan har tillgängliga, kombinerat med lite basal mötesteknik, så kommer vi långt. Men jag har noterat att det finns några enkla saker att tänka lite särskilt på i denna nya sociala och digitala kontext.

Visst är själva valet av digitalt redskap av betydelse, men din organisation kan ha gjort valet åt dig redan, eller så deltar du i någon annan organisations val av programvara, så det är inte det jag vill fokusera på här. Dessutom innehåller de flesta redskap liknande möjligheter till ljud, bild, skärmdelning, chat, presentation, dokumentation osv. Men självklart är det viktigt att se till att vara förberedd genom att ha installerat rätt programvara och att ha öppnat den. Testkör! Har du aldrig deltagit i ett digitalt möte så börja med en kollega, din mamma eller ditt husdjur. Har du tittat igenom de mest grundläggande funktionerna, delat skärm med din hund och låtit hunden muta sin mikrofon så har du kommit långt med din tekniska möteskompetens.

Och liksom i alla fysiska möten så blir allt mycket bättre om det för mötet finns en agenda, ett syfte, en start- och en sluttid, att mötesledaren distribuerat mötesunderlag, att rätt deltagare är kallade, att dessa kommer till utsatt tid och under mötet är fysiskt och mentalt närvarande och i förväg har tagit del av mötesunderlaget, att mötesledaren ger de närvarande utrymme, ser till att de håller sig till agendan, att beslut noteras och att mötet avslutas till utsatt tid. Även om detta är varken nytt eller komplicerat så verkar det ändå vara nästan omöjligt för en del av oss att klara av det. Men det gäller alla möten, inte bara digitala, så det är inte heller det jag vill fokusera på här.  

Men vad är då viktigt att tänka på när vi nu tvingas (eller får möjlighet) att delta i och leda digitala möten? När vi kastas in i en ny dimension utan att videkonferensrummet hunnit byggas klart eller att utredningen om rätt programvara slussats genom sega beslutsprocesser? Här följer några enkla, konkreta och personliga tips för dig som känner dig digitalt mötesobekväm:

1. Bekanta dig med det digitala redskapet

Om mötet ska ske i en digital mötesmiljö som är ny för dig, så ladda ner programvaran i god tid och testa att koppla upp dig mot någon. Testa kameran, ljudet, att dela skärm, muta mikrofonen osv. Ska du sitta i ett videokonferensrum ska du självklart helst göra dina tester i denna miljö. Efter hand kan du levla up genom att titta igenom någon tutorial om någon särskild funktion du vill lära dig mer om.

2. Kameran ska vara på

Se till att du och alla andra har kameran på! Kvaliteten på mötet ökar avsevärt om du omedelbart kan koppla någons röst och tonfall till dennes ansiktsuttryck och gester. Med bra videolänk och alla kameror påslagna ges det digitala mötet nära nog det fysiska mötets kvaliteter i detta avseende. Utan bild, eller i värsta fall om endast vissa deltagare har kameran på, skapas en obalanserad dynamik som gör de flesta obekväma. Vill du inte synas i pyjamas så ta på dig något annat.

3. Delgrupperingar ska också synas

Om det digitala mötet sker med grupper av deltagare samlade vid på en plats så är det att föredra att detta sker i ett videokonferensrum med lite mer påkostad utrustning och bildkvalitet, men även om detta inte är möjligt så är det fortfarande viktigt att placera kameran så att alla deltagare syns. Det blir i dessa fall ännu viktigare att vara noggrann med nästa tips om presentationsrunda för att det ska bli begripligt för alla vilka som deltar i mötet.

4. Låt alla presentera sig

I det digitala mötet är det av ännu större vikt än i det analoga mötet att samtliga deltagare ges utrymme att säga några ord inledningsvis och presentera sig med namn, vilken organisation man företräder och vilken roll man har på mötet. På detta sätt ges alla deltagare en möjlighet att koppla ihop deltagarnas röster, ansikten och roller i den nya digitala möteskontexten, men också en smidig kontroll av att ljud och bild fungerar som de ska.

5. Upprepa besluten

Risken för missuppfattningar och därmed vikten av struktur samt att en mötesledare håller mötet till agendan ökar också i det digitala mötet. Det är lätt att råka avbryta varandra eller att några hamnar helt utanför dialogen om inte en mötesledare ser till att alla ges utrymme att både tala till punkt och att komma till tals. Men viktigast är att skapa tydlighet med vad mötet egentligen beslutar. Mötesledaren bör formulera enkla och konkreta beslutsfrågor och låta alla uttala sig med enkla och konkreta svar. Mötesledaren får sedan också gärna upprepa det som beslutats så att detta omgående kommer alla till del och förs till noteringarna.

Superlätt och egentligen inga konstigheter. Lycka till! Vi lär ses digitalt!